Google Drive フォルダ権限整理

仕様変更の影響・現状の問題・改善案の比較 — 2026.04.06
Google仕様変更タイムライン — なぜ途中から壊れたか
2025年2月
「アクセス制限付きフォルダ」
機能が追加（Limited Access）
— 新方式への移行準備
2025年9月22日
UI上の仕様変更
サブフォルダの個別権限解除が
画面上からできなくなった
2026年2月中旬
API側も完全廃止
「Update item only」
「Remove from item」削除
フォルダコピーツール
が壊れた可能性大
各ロールから見たフォルダの見え方
👤 ユーザー
🏢 運営スタッフ
📋 記帳P
🧑‍💼 税理士
👤
ユーザー（顧客）
親フォルダ「ユーザー名」に権限を付与 → 全サブフォルダに継承で見える。
問題：本来見えてはいけない[作業用フォルダ]等も継承で見えてしまう。
📂 ユーザー名 親フォルダに権限あり
📁 2026（Aグループ） 継承 見える
📁 [重要書類] 継承 見える
📁 [スマカク請求書] ← 継承 見える
📁 [作業用フォルダ] 継承で見えてしまう ⚠ 見えてしまう
📁 [税理士依頼] ← 継承 見える
問題：親フォルダの権限が全サブフォルダに継承されるため、唯一ユーザーに見せたくない[作業用フォルダ]にも権限が継承されてしまう。以前はこのフォルダだけ権限を個別に外せたが、Google仕様変更で不可能になった。
権限のあるべき姿（4ロール）
フォルダ 👤 ユーザー 🏢 運営スタッフ 📋 記帳P 🧑‍💼 税理士
📁 年度フォルダ（2026等） ○ 継承 ○ ○ 個別付与 △ 依頼時のみ
📁 [重要書類] ○ 継承 ○ ○ 個別付与 ×
📁 [スマカク請求書] ○ 継承 ○ × ×
📁 [作業用フォルダ] ✖ 絶対NG ○ ○ 個別付与 ×
📁 [税理士依頼] ○ 継承 ○ × ○ 個別付与
ポイント：ユーザー権限は親フォルダからの「継承」、記帳Pは各サブフォルダへの「個別付与」。この2つの付与方式が同じフォルダ構造内に混在しているため、Googleの仕様変更（継承の個別解除不可）と矛盾が生じている。
対策 — 2つの改善案
案B：アクセス制限（Limited Access）で対応
フォルダ構成は変えずに、Googleの「アクセス制限」機能で[作業用フォルダ]に鍵をかける。
📂 ユーザー名/
  ├─ 📁 2026（Aグループ）
  ├─ 📁 [重要書類]
  ├─ 📁 [スマカク請求書]
  ├─ 🔒 [作業用フォルダ] ← Limited Access
  └─ 📁 [税理士依頼]
⚠ 検証で判明した問題：アクセス制限をかけても、フォルダ名はユーザーに見える（「アクセス権限をリクエスト」表示）。中身は見えないが、[作業用フォルダ]の存在自体が見えてしまう。
移行コスト
◎ 小
実施スピード
◎ 速い
仕様変更耐性
△ Google依存
フォルダ非表示
× 名前が見える
案A：フォルダ構成を再設計
「ユーザーに見せるフォルダ」と「内部用フォルダ」を別の親フォルダに分離する。権限の構造自体を変える根本的解決。
📂 ユーザー名/
  ├─ 📂 [ユーザー共有]/ ← ユーザー権限はここ
  │  ├─ 📁 2026（Aグループ）
  │  ├─ 📁 [重要書類]
  │  └─ 📁 [税理士依頼]
  └─ 📂 [内部作業用]/ ← スタッフのみ
      ├─ 📁 [作業用フォルダ]
      └─ 📁 [スマカク請求書]
移行コスト
× 大きい
実施スピード
△ 数週間
仕様変更耐性
◎ 構造的解決
フォルダ非表示
◎ 完全に見えない
「アクセス制限付きフォルダ」の仕組み
Limited Access = フォルダ単位の「鍵」
Googleが2025年2月に追加した新機能。「人を外す」のではなく、フォルダに鍵をかけて、見せたい人だけ明示的に追加する方式。
鍵をかけると自分以外は全員アクセスできなくなり、そこから必要な人（記帳P・運営スタッフ）を共有で追加する。
🔓
旧方式（廃止済み）
親の権限を付与したあと
サブフォルダから個別に外す
→
🔒
新方式（Limited Access）
フォルダに鍵をかけ
見せたい人だけ追加
設定手順
① Google Driveで[作業用フォルダ]を右クリック
② 「共有」→「共有」を選択
③ 右上の歯車アイコン（設定）をクリック
④ 「アクセスを制限します」をオンにする
   → この時点で自分以外は全員アクセス不可になる
⑤ 共有ダイアログで記帳P・運営スタッフを追加
案B適用後 — 各ロールから見たフォルダの見え方
⚠ 現状（問題あり）
✅ 案B適用後
👤 ユーザー
🏢 運営スタッフ
📋 記帳P
🧑‍💼 税理士
👤
ユーザー（顧客）
親フォルダに権限あり。[作業用フォルダ]は鍵がかかっているためアクセスできない。
📂 ユーザー名 親フォルダに権限あり
📁 2026（Aグループ） ← 継承 見える
📁 [重要書類] ← 継承 見える
📁 [スマカク請求書] ← 継承 見える
📁 [作業用フォルダ] ← 継承で漏れ ⚠ 見えてしまう
📁 [税理士依頼] ← 継承 見える
問題：[作業用フォルダ]がユーザーに見えてしまっている状態。
案B — フォルダごとの権限設定表
各フォルダに対して、どのロールにどの方式で権限を付けるかの一覧。
継承 = 親フォルダの権限が自動で引き継がれる 個別付与 = そのフォルダに直接共有を追加 🔒 アクセス制限 = Limited Accessで鍵をかけ、見せたい人だけ追加 — = 権限なし
フォルダ 設定 👤 ユーザー 🏢 運営スタッフ 📋 記帳P 🧑‍💼 税理士
📂 ユーザー名
（親フォルダ）		 通常 直接付与 直接付与 — —
📁 2026（Aグループ） 通常 継承 継承 個別付与 — or 個別付与
📁 [重要書類] 通常 継承 継承 個別付与 —
📁 [スマカク請求書] 通常 継承 継承 — —
🔒 [作業用フォルダ] 🔒 アクセス制限 — アクセス不可 共有で追加 共有で追加 —
📁 [税理士依頼] 通常 継承 継承 — 個別付与
ポイント：変更が必要なのは[作業用フォルダ]の1箇所だけ。「アクセス制限」をオンにして、運営スタッフと記帳Pを共有で追加すれば完了。
他のフォルダは現状の権限設定のままでOK。
案C — [作業用フォルダ]自体を廃止する

記帳Pゼロ化に合わせて、問題のフォルダ自体をなくす

案Bではフォルダ名がうっすら見える問題があり、案Aは500+ユーザーの移行コストが大きい。
そもそも記帳パートナー業務ゼロ化計画が進行中で、[作業用フォルダ]の中身を見直すと——
📝
記帳Pの作業途中ファイル
→ 記帳Pゼロ化で不要に
💾
年1回のMFバックアップ
→ Notionユーザーレコードに移行
📋
質問一覧表（スプシ）
→ Notionユーザーページ内でやりとりに移行
作業用フォルダの中身は全て行き先が決まっている。Driveにフォルダを持つ必要がない。権限を「制御する」のではなく、問題の原因を「なくす」。
01
既存フォルダの扱い
2026年度は記帳Pに記帳を渡さない方針のため、基本的には新たな資料が出てこない想定。多少発生するものについてはNotionユーザーページ内で管理する方向で全て賄っていく。
02
フォルダコピーツール改修
新規ユーザー作成時に[作業用フォルダ]が作られないようにGASを改修。今後は生成しない。
03
マニュアル更新
運用マニュアル・導入マニュアルを更新。記帳PへのDriveフォルダ共有手順を削除。
既存フォルダの中身について：必要なファイル（MFバックアップ等）は、不要になったタイミングでNotionユーザーレコードに移行。2026年度は記帳Pに渡さない方針のため、新たなファイルは基本的に発生しない想定。
メリット：フォルダ構成変更（案A）も権限設定（案B）も不要。記帳Pゼロ化計画と自然に連動でき、追加の権限対応が一切不要になる。
Google Drive フォルダ権限整理 検討資料 — 2026.04.06 作成
関連: Notion: 税理士依頼時のGoogle Driveフォルダ権限付け替え